Bestuurssecretaresse Gedeputeerde Staten

Heb je je ooit afgevraagd hoe belangrijke beslissingen tot stand komen en hoe de mensen die ze nemen worden ondersteund? Als bestuurssecretaresse van Gedeputeerde Staten ben je de onmisbare schakel in dit proces. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, van het regelen van afspraken tot het organiseren van bijeenkomsten en reizen. Je hebt een directe impact op de dagelijkse gang van zaken. Denk aan het nauwkeurig bijhouden van agenda's, het documenteren van belangrijke informatie in iBabs en het boeken van reizen naar het buitenland. Je bent de steun en toeverlaat voor de bestuurder en zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld, zowel op kantoor als op afstand. Jouw proactieve houding is cruciaal; je signaleert waar processen efficiënter kunnen en zet de juiste lijnen uit voor verbetering. Je bent het aanspreekpunt voor zowel collega's als externen en weet altijd de juiste verbindingen te leggen. 'Nee' is geen optie voor jou, je zoekt altijd naar oplossingen. Klaar om het verschil te maken?

Als bestuurssecretaresse bij Gedeputeerde Staten krijg je de kans om je organisatorische talenten volledig te benutten en elke dag een tastbaar verschil te maken. Je zult merken dat geen dag hetzelfde is, wat zorgt voor een dynamische en uitdagende werkomgeving waarin je continu leert en groeit. Je werkt nauw samen met belangrijke besluitvormers, wat je de mogelijkheid geeft om direct bij te dragen aan het succes van cruciale projecten en bijeenkomsten.

• Organiseren van in- en externe bijeenkomsten, inclusief catering, zaalreserveringen en gastontvangst.
• Documenteren van afspraken en benodigde informatie in iBabs.
• Boeken van reizen en verblijven voor bestuurders, inclusief ondersteuning op afstand.
• Nauwkeurig beheren van agenda's en tijdig inplannen van afspraken.
• Schakelen met interne en externe partijen om last-minute afspraken mogelijk te maken.
• Fungeren als vraagbaak voor afdelingen en collega's.
• Signaleren van inefficiënties en initiëren van verbeteringen in werkprocessen.

Deze taken stellen je in staat om een cruciale rol te spelen in de dagelijkse operatie en bieden volop kansen voor persoonlijke en professionele ontwikkeling binnen een stimulerende omgeving.

Je bent een georganiseerd en proactief persoon, altijd een stap vooruit denkend. Met jouw gestructureerde aanpak en oog voor detail zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je bent een echte verbinder die niet snel opgeeft, en je zoekt altijd naar oplossingen, zelfs bij last-minute uitdagingen. Jouw vermogen om initiatief te tonen en processen te verbeteren, maakt je een waardevolle aanwinst voor het team.

Je bent de vraagbaak voor je collega's en externen, altijd bereikbaar en behulpzaam. Efficiëntie is jouw tweede natuur en je durft kritisch te kijken naar bestaande werkwijzen om ze te optimaliseren. Je draagt bij aan een soepele en effectieve werkomgeving en bent een drijvende kracht achter vernieuwing. Kortom, je bent een positieve en energieke professional die graag de handen uit de mouwen steekt.

• Minimaal een afgeronde MBO niveau 4 opleiding.
• Minimaal 2 jaar relevante werkervaring.
• Ervaring met het documenteren van informatie in systemen zoals iBabs is een pré.
• Je bent goed in notuleren.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Ben jij klaar om jouw organisatorische talenten in te zetten en een cruciale rol te spelen in een dynamische omgeving? Solliciteer dan nu en maak het verschil!

Als bestuurssecretaresse van Gedeputeerde Staten heb je veelzijdig werk. Je helpt met het organiseren van in- en externe bijeenkomsten. Je regelt alles tot in de puntjes. De catering staat op tijd klaar, de ruimtes zijn gereserveerd en gasten zijn hartelijk ontvangen.
De afspraken en de benodigde informatie documenteer je in ons systeem (iBabs). Wanneer de bestuurder naar het buitenland reist, boek jij zijn reis en verblijf. En zorg je ook dat de bestuurder op afstand goed wordt ondersteund.
Je houdt agenda's nauwlettend in de gaten. Alle afspraken plan jij tijdig en zorgvuldig in. Komt er een last minute afspraak? Geen probleem, jij haakt de juiste partijen aan om ervoor te zorgen dat de afspraak doorgaat. Dit betekent ook dat jij de verbinding zoekt met externen en dat 'nee' geen antwoord is waar jij je bij neerlegt. Collega's en externen weten je te vinden; jij bent namelijk de vraagbaak voor de afdelingen.
Wanneer je opmerkt dat zaken niet efficiënt verlopen, benoem je deze en zet je de juiste lijnen uit zodat zaken weer efficiënt verlopen. Daarbij ben je gestructureerd, jij gaat voor vernieuwing en geeft dit ook aan in het team. Jij verzorgt de notulen bij sommige vergaderingen. Het is een plus wanneer jij goed bent in notuleren.