Projectsecretaris Ruimtelijk Domein

Weet je nog hoe complex projecten kunnen worden zonder een heldere structuur? Als projectsecretaris breng jij orde in de chaos en zorg je ervoor dat elk project binnen het ruimtelijk domein van de gemeente Rotterdam op rolletjes loopt. Je bent de spil die ervoor zorgt dat alle neuzen dezelfde kant op staan en dat besluitvormingsprocessen soepel verlopen. In deze rol ben je verantwoordelijk voor de organisatie van de projectbackoffice en het opstellen van essentiële documenten. Denk hierbij aan projectplannen, voortgangsrapportages en risicoanalyses. Je bewaakt de voortgang op de GROTICK-aspecten (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit) en adviseert de projectmanager hierover. Jouw inbreng zorgt voor transparantie en overzicht in alle projectfasen. Jouw werk heeft directe impact op de ontwikkeling van de stad. Je coördineert bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsprocessen en zorgt voor een consistente documentatie. Dit betekent dat je actief contact onderhoudt met externe bureaus en belanghebbenden, en hen informeert over de projectstatus. Klaar om jouw talent voor organisatie en communicatie in te zetten voor tastbare resultaten?

Als projectsecretaris bij de gemeente Rotterdam krijg je de kans om een cruciale rol te spelen in de realisatie van belangrijke projecten binnen het ruimtelijk domein. Je werkt aan tastbare resultaten die de stad mooier en beter maken, terwijl je jezelf continu ontwikkelt in projectbeheersing en communicatie. Stel je voor hoe jouw inbreng bijdraagt aan de efficiëntie en het succes van complexe trajecten.

• Je stelt essentiële projectdocumenten op, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages en risicoanalyses, en toetst deze op consistentie.
• Je coördineert en bewaakt de planningen van bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsprocessen, en zorgt voor een soepele afhandeling.
• Je organiseert zelfstandig relevante overleggen en bijeenkomsten, van voorbereiding tot verslaglegging en het beheer van actie- en besluitenlijsten.
• Je bewaakt de voortgang van projecten op alle GROTICK-aspecten en adviseert de projectmanager proactief over mogelijke knelpunten.
• Je onderhoudt actief contacten met externe bureaus en belanghebbenden, en fungeert als een belangrijke relatiebeheerder binnen de clusters.

Door jouw inzet en oog voor detail zorg je voor een gestroomlijnd proces en draag je direct bij aan de successen binnen het ruimtelijk domein.

Als projectsecretaris ben je een integer en resultaatgericht persoon met een proactieve en ondernemende instelling. Je bent flexibel, stressbestendig en in staat om de gezamenlijke doelen te behalen. Je past je handelen aan de ethische normen van de gemeente aan en werkt goed samen met collega's. Jouw klantgerichtheid en vermogen om met belangentegenstellingen om te gaan, maken jou een waardevolle aanwinst voor het team.

Je beschikt over uitstekende luistervaardigheden, neemt initiatief en komt waar mogelijk met de juiste oplossing. Je durft het voortouw te nemen en leiding te geven, terwijl je de voortgang en planning nauwkeurig bewaakt. Je stelt de juiste prioriteiten, werkt planmatig en secuur, en adviseert gevraagd en ongevraagd. Tot slot ben je communicatief vaardig en politiek sensitief, wat essentieel is voor succes in deze rol.

• Je beschikt over een afgeronde Hbo-opleiding.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als projectsecretaris in het ruimtelijk domein in de afgelopen 5 jaar, met kennis van projectbeheersing en financiën.
• Je hebt kennis van en werkervaring met gemeentelijke werkprocessen, in het bijzonder bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsprocessen in het ruimtelijk domein.
• Je hebt werkervaring met het zelfstandig organiseren en plannen van overleggen of bijeenkomsten en het beheer van actie- en besluitenlijsten.
• Je hebt werkervaring met zelfstandig en actief relatiebeheer, zowel binnen als buiten de eigen organisatie.
• Je bent in het bezit van een certificaat op het gebied van projectmanagement.
• Je hebt werkervaring met Microsoft Office applicaties zoals Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint.

Herken jij jezelf in dit profiel en ben je klaar om een sleutelrol te spelen in de ontwikkeling van de stad? Solliciteer dan nu en draag bij aan de toekomst van Rotterdam!

Bij Maandag® Rotterdam draait het om werk dat ertoe doet. Wij verbinden professionals met uitdagende projecten binnen het ruimtelijke en bestuurlijke domein, waar jouw kennis en ideeën echt het verschil maken. Je komt terecht in een omgeving waar ontwikkeling, samenwerking en plezier centraal staan.
We geloven dat elke maandag een nieuwe start is: een kans om jezelf te laten groeien, nieuwe uitdagingen aan te gaan en samen te bouwen aan een toekomstbestendige leefomgeving. Als werkgever zorgen we voor een stevig fundament: persoonlijke begeleiding, een sterk netwerk en opdrachten die passen bij jouw talenten.
 
Bij Maandag® Rotterdam werk je niet alleen voor vandaag, maar vooral aan de oplossingen van morgen.