Secretarieel Administratief Ondersteuner

• Plannen en organiseren van interne en externe overleggen;
• Reserveren van vergaderruimten;
• Opstellen van agenda's en verzamelen van benodigde vergaderstukken;
• Beheren van de agenda en e-mail van het afdelingshoofd en de teamleider;
• Uitzetten en bewaken van acties en gemaakte afspraken;
• Signaleren van deadlines en bewaken van voortgang;
• Verwerken en organiseren van digitale en fysieke post;
• Coderen en verwerken van facturen;
• Actueel houden van informatie van de afdeling op de gemeentelijke website;
• Opstellen en bijhouden van vakantieroosters;
• Verzorgen van het ondertekenproces van brieven en documenten;
• Anonimiseren van documenten;
• Uitvoeren van overige secretariële en administratief ondersteunende werkzaamheden.

Word jij enthousiast van een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is? Als spil binnen de afdeling krijg je de kans om jezelf continu te ontwikkelen terwijl je het management en je collega's ontlast. Je ervaart direct de impact van jouw organisatietalent, want dankzij jouw nauwkeurige voorbereiding en daadkrachtige aanpak kan het team zich volledig focussen op hun maatschappelijke missie. Zo bouw je aan een waardevolle loopbaan vol groeikansen.

• Plannen en voorbereiden van overleggen, inclusief het reserveren van ruimtes, samenstellen van agenda's en verzamelen van benodigde stukken.
• Beheren van de complexe agenda's en e-mailboxen van het afdelingshoofd en de teamleider, waarbij je proactief acties uitzet en processen bewaakt.
• Verwerken van de fysieke en digitale post, nauwkeurig coderen van facturen en zorgvuldig anonimiseren van vertrouwelijke documenten.
• Actueel houden van de afdelingsinformatie op de website en coördineren van praktische zaken zoals vakantieroosters en het laten ondertekenen van brieven.
• Meedenken over procesverbeteringen en administratieve efficiëntie, waarmee je direct bijdraagt aan de professionele groei van de gehele afdeling.

Met deze veelzijdige en verantwoordelijke rol maak jij elke dag weer het verschil in de praktijk. Jouw proactieve inzet zorgt voor de nodige rust, structuur en continuïteit binnen de organisatie, zodat je samen met het team bouwt aan een optimale dienstverlening.

Wij zoeken een ervaren en betrouwbare ondersteuner die overzicht houdt, zorgvuldig werkt en gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden.

Je beschikt over:

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een vergelijkbare secretariële of administratief ondersteunende functie;
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• Een nauwkeurige en klantgerichte werkhouding;
• Sterke vaardigheden op het gebied van plannen en organiseren;
• Het vermogen om zelfstandig prioriteiten te stellen;
• Bereidheid om op locatie in Domburg te werken.

Het is een sterke pré wanneer je:

• Een afgeronde opleiding hebt in een administratieve of secretariële richting;
• Minimaal 5 jaar ervaring hebt binnen een vergelijkbare ondersteunende functie;
• Eerder hebt gewerkt binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie.

Wat breng jij mee?

In deze functie is het belangrijk dat je makkelijk contact legt en weet wanneer je zelf actie moet ondernemen. Je blijft rustig wanneer verschillende werkzaamheden tegelijkertijd aandacht vragen en weet daarin de juiste prioriteiten te stellen.

Daarnaast herken jij jezelf in de volgende competenties:

• Organisatorisch sterk;
• Klantgericht;
• Communicatief vaardig;
• Zorgvuldig en kritisch;
• Assertief;
• Resultaatgericht;
• Besluitvaardig;
• Tactvol;
• Samenwerkingsgericht;
• Goede luistervaardigheid;
• Doorzettingsvermogen.

Interesse? Solliciteer nu!

Ben jij de organisatorisch sterke en nauwkeurige professional die wij zoeken? Wacht dan niet langer en solliciteer direct!

Heb je vragen over de functie of wil je eerst even kennismaken? Neem gerust contact met mij op. Ik vertel je graag meer over de mogelijkheden bij Maandag® en de gemeente Veere.

Dylan da Silva Gomes

Talentmanager Sociaal Domein | Maandag®

Telefoon: +31 649 088 440

E-mail: dylan.dasilvagomes@maandag.com