Programmasecretaris Powerport

• Hbo-werk- en denkniveau, aantoonbaar door opleiding en/of relevante werkervaring.
• Bij voorkeur 2 tot 5 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met bestuurlijke besluitvorming en werken binnen een overheidsorganisatie.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Een proactieve houding en het vermogen om verschillende betrokkenen met elkaar te verbinden.

Als programmasecretaris Powerport houd je je onder andere bezig met de volgende werkzaamheden:

• Voorbereiden van agenda's, vergaderstukken en besluitpunten voor het programmateam, de stuurgroep en de verschillende programmalijnen.
• Verzamelen en afstemmen van input bij betrokken collega's en zorgen dat dilemma's en besluitpunten helder worden geformuleerd.
• Verslagleggen van overleggen en opstellen en beheren van actie- en besluitenlijsten.
• Bewaken van afspraken, deadlines en de voortgang van acties en betrokkenen actief aanspreken op de opvolging.
• Ondersteunen bij de planning en organisatie van programmaonderdelen, werksessies en bijeenkomsten met inwoners.
• Procesmatig ondersteunen van de verschillende programmalijnen en bewaken dat producten tijdig en in de juiste vorm worden opgeleverd.
• Beheren van de centrale mailbox(en), beoordelen van binnenkomende vragen en signalen en zorgen voor een goede opvolging.
• Beheren van het programmadossier in het zaaksysteem en de Teams-omgeving, inclusief een duidelijke documentstructuur en versiebeheer.
• Zorgen dat besluiten, onderbouwingen en afspraken zorgvuldig worden vastgelegd en terug te vinden zijn.
• Nauw samenwerken met de programmamanager en het programmateam om de werkstructuur en voortgang van het programma te bewaken.

Wij zoeken een proactieve en georganiseerde programmasecretaris die energie krijgt van het aanbrengen van structuur binnen een complexe programmaorganisatie. Je houdt overzicht wanneer er veel tegelijk speelt, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen. Je wacht niet af, maar neemt initiatief en spreekt betrokkenen aan wanneer acties of deadlines dreigen te worden gemist.

Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende onderwerpen en gesprekspartners en begrijpt hoe bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming binnen een gemeente werkt. Daarnaast beschik je over een vlotte pen en kun je informatie helder en zorgvuldig vastleggen. Je vindt het prettig om dicht op een programma te werken en zowel inhoudelijk als organisatorisch bij te dragen aan de uitvoering.

Verder beschik je over:

• Hbo-werk- en denkniveau, aantoonbaar door opleiding en/of relevante werkervaring.
• Bij voorkeur 2 tot 5 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met bestuurlijke besluitvorming en werken binnen een overheidsorganisatie.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Een proactieve houding en het vermogen om verschillende betrokkenen met elkaar te verbinden.

Ervaring met complexe gebiedsontwikkelingen, ruimtelijke programma's, infrastructurele projecten of interbestuurlijke samenwerking is een pré.