Medewerker Bestuurssecretariaat

• Complex agendabeheer en het bewaken van strakke termijnen voor het volledige bestuur.
• Zorgvuldig voorbereiden van vergaderingen en controleren van stukken in iBabs.
• Gastvrij ontvangen van bezoekers en fungeren als helder aanspreekpunt voor de organisatie.

Stap binnen in een dynamische wereld waarin geen enkele werkdag hetzelfde is. In deze rol krijg je de kans om jezelf continu te ontwikkelen terwijl je het hart van de organisatie draaiende houdt. Je zorgt ervoor dat vergaderingen soepel verlopen, afspraken perfect zijn afgestemd en stukken op tijd klaarstaan. Zo groei je uit tot een onmisbare spil en bouw je waardevolle ervaring op binnen het openbaar bestuur.

• Je beheert complexe agenda's voor het bestuur en de gemeentesecretaris, waarbij je proactief inspeelt op wijzigingen en knelpunten voorkomt.
• Je bewaakt strakke planningen, actiepunten en beslistermijnen zodat deadlines altijd worden gehaald.
• Je verzamelt en controleert vergaderstukken in iBabs en zorgt dat collega's tijdig de juiste documenten aanleveren.
• Je fungeert als het gastvrije eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe partijen en ontvangt bezoekers professioneel.
• Je bereidt bestuurlijke en representatieve bijeenkomsten grondig voor en pakt procesverbeteringen op binnen de gemeentelijke organisatie.

Met jouw scherpe blik en proactieve aanpak zorg je ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt.

Jij bent een representatieve en proactieve persoonlijkheid met een echte hands-on mentaliteit en een scherp oog voor verhoudingen. Dankzij jouw servicegerichte instelling, flexibiliteit en absolute betrouwbaarheid weet het bestuur dat alle gevoelige informatie bij jou in veilige handen is. Je houdt van aanpakken, bewaakt moeiteloos je grenzen en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.

• Je beschikt over een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-niveau en beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurssecretaresse voor B&W binnen een overheidsorganisatie.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het werken in iBabs en brede kennis van Microsoft Office 365, waaronder Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint.
• Je brengt minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring mee met het opstellen en doorvoeren van procesverbeteringen binnen een gemeentelijke organisatie.
• Je bent uiterlijk per 1 december 2026 beschikbaar voor 32 uur per week en bent bereid om minimaal 3 dagen per week op locatie te werken.

Kortom, jij bent de onmisbare organisatorische spin in het web die rust brengt in een dynamische bestuurlijke omgeving. Herken jij jezelf in dit profiel en sta je te popelen om deze uitdaging aan te gaan? Wacht dan niet langer en reageer vandaag nog op deze vacature om direct impact te maken!