Executive Assistant en ExCom-secretaris

• Beheren van de jaarplanning, agenda's en het opstellen van vergaderstukken voor het Executive Committee.
• Nauwkeurig notuleren van vergaderingen en het actueel houden van de besluiten- en actielijst.
• Actief opvolgen van acties bij eigenaren en het terugkoppelen van besluiten naar de organisatie.
• Inrichten van een vertrouwelijk en optimaal vindbaar archief voor alle gevoelige dossiers.
• Volledig ontzorgen van twee comitéleden op het gebied van agenda, inbox en organisatorische zaken.

Stel je voor dat je midden in een dynamisch klimaatproject staat waar jouw organisatietalent direct impact maakt. In deze rol breng je niet alleen structuur aan in complexe processen, maar bouw je ook actief mee aan een nieuw secretariaat dat nog volop in ontwikkeling is. Je krijgt alle ruimte om je vaardigheden verder te ontwikkelen, processen te optimaliseren en een stevige stempel te drukken op de toekomst van de organisatie.

• Je beheert de jaarplanning en stelt samen met de voorzitter de agenda op voor alle vergaderingen van het Executive Committee.
• Je vraagt vergaderstukken op, controleert deze nauwkeurig op volledigheid en zorgt dat ze tijdig worden verspreid.
• Je noteert helder en accuraat de besluiten en houdt de besluiten- en actielijst strak bij.
• Je volgt uitgezette acties actief op bij de eigenaren en koppelt genomen besluiten terug naar de rest van de organisatie.
• Je beheert de agenda's en inboxen van twee comitéleden, bereidt overleggen voor en ontzorgt hen volledig op organisatorisch vlak.

Zo zorg je er dagelijks voor dat de besluitvorming op rolletjes loopt en dat je direct bijdraagt aan een efficiënte en toekomstbestendige organisatie.

Jij bent een rots in de branding die met een gezonde dosis doortastendheid en organisatiesensitiviteit feilloos aanvoelt wat er speelt binnen het directieteam. Dankzij jouw integriteit, nauwkeurigheid en sterke oog voor verhoudingen zorg je voor rust en veiligheid in een complexe omgeving. Je deinst er niet voor terug om processen zelf op te bouwen en brengt structuur aan waar dat nodig is.

• Je beschikt over minimaal mbo-4 werk- en denkniveau.
• Je hebt 6 tot 10 jaar ervaring als executive assistant of bestuurssecretaresse, specifiek binnen een board- of directiesecretariaat.
• Je brengt aantoonbare ervaring mee in een juridische omgeving, waardoor je blindelings vertrouwd bent met gevoelige en vertrouwelijke dossiers.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk, met een ijzersterke notuleervaardigheid.
• Je hebt ruime ervaring met moderne kantoorsoftware en digitale administratieve systemen.

Met jouw stevige achtergrond en proactieve instelling help je mee om deze unieke organisatie naar een hoger niveau te tillen.