Directiesecretaresse

Als Bestuurs-/Directiesecretaresse zorg je voor een efficiënte en professionele ondersteuning van bestuurders en/of directie binnen een dynamische bestuurlijke omgeving.

• Beheren en plannen van complexe agenda's en het stellen van prioriteiten.
• Voorbereiden, organiseren en coördineren van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten.
• Bewaken van afspraken, acties en deadlines en zorgen voor de juiste opvolging.
• Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie, e-mails en poststromen.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor bestuurders, directie, collega's en externe relaties.
• Verzamelen, beheren en tijdig aanleveren van vergaderstukken en relevante informatie.
• Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders op verschillende niveaus.
• Signaleren van knelpunten en meedenken over verbeteringen in werkprocessen en samenwerking.
• Ondersteunen bij bestuurlijke besluitvormingsprocessen en het bewaken van de voortgang.
• Waarnemen van collega-secretaresses bij afwezigheid en bijdragen aan een goede samenwerking binnen het team.
• Actief inzetten van digitale hulpmiddelen om werkzaamheden slimmer en efficiënter te organiseren.
• Zorgdragen voor een professionele en representatieve ondersteuning van bestuur en directie.

Wij zoeken een ervaren en proactieve secretaresse die zich thuis voelt binnen een bestuurlijke omgeving en moeiteloos schakelt tussen verschillende belangen en werkzaamheden.

• Ervaring als bestuurs-, directie- of managementsecretaresse binnen een gemeente, provincie of andere bestuurlijke organisatie.
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden, waarbij je overzicht houdt en prioriteiten weet te stellen.
• Bestuurlijke sensitiviteit en het vermogen om vertrouwelijk en zorgvuldig met informatie om te gaan.
• Goede kennis van Microsoft Office (ervaring met iBabs is een pré) en een proactieve, zelfstandige werkhouding.