Executive Assistant EU&Global Public Policy

Wil jij een cruciale rol spelen in een dynamisch en internationaal opererend team? Ben je een organisatietalent met oog voor detail, uitstekende communicatieve vaardigheden en de drive om processen soepel te laten verlopen? Dan is deze uitdagende functie in hartje Brussel iets voor jou!

Als Executive Assistant EU & Global Public Policy werk je vanuit het Brussels Policy Centre en ondersteun je een gedreven Public Policy- en Corporate Responsibility-team. Je bent de drijvende kracht achter de dagelijkse operaties en fungeert als een belangrijke schakel tussen het team, externe partners en internationale stakeholders.

Wat maakt deze rol uniek?

In deze veelzijdige functie ben jij niet alleen de organisatorische steunpilaar, maar ook een proactieve probleemoplosser. Je helpt met het plannen van evenementen, zorgt voor een gestroomlijnde agenda en ondersteunt bij belangrijke projecten en internationale samenwerkingen. Geen dag is hetzelfde: je organiseert vergaderingen, coördineert complexe reizen, beheert het teambudget en denkt mee over hoe processen beter en efficiënter kunnen.

Jouw verantwoordelijkheden op een rij:

• Teamondersteuning: Je plant en coördineert interne en externe vergaderingen, zorgt voor een vlekkeloze organisatie van evenementen en bouwt sterke relaties met internationale collega’s.
• Agendabeheer: Je beheert complexe agenda’s en zorgt dat tijd optimaal wordt benut, inclusief het regelen van alle logistiek rondom afspraken.
• Internationale samenwerking: Je ondersteunt de global team manager in de VS en bent een aanspreekpunt voor ad-hoc projecten, reisplanning en evenementenlogistiek.
• Evenementorganisatie: Van teambuildingsessies tot grote bijeenkomsten, jij zorgt dat alles op rolletjes loopt.
• Budgetbeheer: Je houdt het overzicht over het teambudget, begeleidt financiële processen en zorgt voor een nauwkeurige administratie.
• Procesoptimalisatie: Je signaleert verbeterpunten en stelt oplossingen voor om de dagelijkse werking van het team te stroomlijnen.

Waarom jij dit wilt?

Deze rol biedt een unieke kans om jouw organisatietalent en proactieve instelling in te zetten binnen een professionele en internationale werkomgeving. Je krijgt de ruimte om bij te dragen aan belangrijke projecten en bouwt mee aan een efficiënte, toekomstgerichte manier van werken.

Klaar om een verschil te maken in een internationale setting?

Solliciteer vandaag nog en laat ons weten waarom jij de perfecte kandidaat bent!

Wij zijn op zoek naar een Executive Assistant EU & Global Public Policy die uitblinkt in het stellen van prioriteiten, zowel voor routinematige taken als voor onverwachte urgente situaties. Deze persoon behandelt vertrouwelijke kwesties met een uitzonderlijke aandacht voor detail en beschikt over de volgende kwalificaties:

• Ervaring: Minimaal 5 jaar administratieve ervaring binnen een multinationale of internationale organisatie.
• Technische vaardigheden: Gevorderde kennis van Outlook, Word, Excel en PowerPoint, gecombineerd met vaardigheid in het gebruik van interne systemen zoals ATLAS, SAP (onkostendeclaraties) en SharePoint.
• Evenementenorganisatie: Ervaring met het plannen en coördineren van evenementen.
• Organisatie- en tijdmanagement: Vaardig in het beheren van meerdere taken en opdrachten tegelijkertijd, met het vermogen om prioriteiten te stellen en efficiënt te werken.
• Taalvaardigheid: Uitstekende schriftelijke en mondelinge beheersing van de Engelse taal is vereist. Kennis van Frans, Nederlands of andere talen is een pré, maar geen vereiste.

Nice to have:

•  Kennis van EU-instellingen

Je komt als Executive Assistant EU & Global Public Policy terecht bij Maandag®, een projectorganisatie binnen de technische sector. Wij verbinden jouw talenten en persoonlijkheid met technisch uitdagende projecten. Door een persoonlijk contact met onze opdrachtgevers, kunnen we er samen voor zorgen dat jouw potentieel ten volle benut wordt!

Wat mag je verwachten?

• Een vast contract van onbepaalde duur OF op zelfstandige basis
• Je salaris wordt gebaseerd op ervaring/opleiding
• Hospitalisatieverzekering
• Groepsverzekering
• Maaltijdcheques van €8/gewerkte dag
• ECO-cheques van €250/jaar
• 20 dagen vakantie + 12 ADV dagen
• Toegang tot opleidingsmogelijkheden en een opleidingsplatform